Ladok på LU

Om Ladok på Lunds universitet

Visa rutor

Mycket viktig information om CSN och registrering av studenter

Att ta bort en felaktig registrering på en student kan få konsekvenser för studentens studiemedel i nya Ladok. Problemet beräknas vara löst om knappt en månad, men fram tills dess är det viktigt att ha koll på detta problem så att ingen student drabbas.

Bakgrund

I nya Ladok levereras alla uppgifter till CSN i samband med att en händelse uppstår, t.ex. en registrering eller att avbrott. Det betyder att det inte finns något utrymme för att ta bort och lägga in uppgifter på nytt i Ladok, utan att dessa händelser var för sig skickas till CSN. I gamla Ladok skickades uppgifter till CSN enbart en gång per natt, och då “clearades” borttagna registreringar med nya registreringar på samma kurs, annat tillfälle, före CSN fick uppgifterna.

Studenten kan aviseras om att studiemedelsutbetalning stoppas

Om till exempel en student registrerats på ett felaktigt tillfälle, har man tidigare kunnat ta bort registreringen på det felaktiga tillfället, för att sedan åter registrera studenten på det “rätta” tillfället. Med nya Ladok kommer borttagningen av registreringen att skickas vidare till CSN som ett avbrott, vilket medför att studenten automatiskt aviseras om att studiemedelsutbetalning stoppas. När en ny registrering skickas från Ladok på samma kurs kan den inte tas emot automatiskt av CSN i och med att det redan finns ett avbrott på kursen.

Beräknas vara löst om tre veckor

Tyvärr har man för närvarande inte möjlighet att ändra i CSN:s system. Ladokkonsortiet arbetar med att lösa problemet. Det beräknas vara löst om c:a tre veckor, men fram tills dess måste man arbeta med hänsyn till dessa problem.

Rekommendation

Tillsvidare är den enda möjliga hanteringen att via Studierapporter@csn.se meddela om man har för avsikt att ersätta en kursregistrering med en annan registrering på samma kurs. CSN kan då förhindra att den studerande får felaktiga stopp i sina utbetalningar. CSN ska meddela att de har hanterat ärendet, före man går vidare med att ta bort del felaktiga registreringen och göra den nya på det andra tillfället.

2018/04/10

Inlägget postades i

Okategoriserade

Kommentarer

0 Kommentarer Lämna en kommentar

Nu har Ladok öppnat igen

Nu har alla användare släppts in i Ladok och det är fritt fram att arbeta i nya Ladok

Adressen
Adressen till nya Ladok är www.start.ladok.se. Välj lärosäte (Lund University) och logga in med ditt lucat-id.

Lathundar
Det kommer att bli ett stort tryck på supporten på Ladok. Ladokgruppen förväntar sig hundratals ärenden varje dag. Därför ber vi er att i första hand titta i de lathundar som finns för Ladok. Lathundarna hittar du här.

Support
Du når Ladoksupporten som vanligt via: support@ladok.lu.se. Tänk på att det kan bli lång väntetid och försök därför att hitta dina svar via lathundarna.

Prioritera dina arbetsuppgifter
Självklart kommer det att vara mycket att göra den första dagen, så prioritera det viktigaste först. För dig som ska resultatrapportera, glöm inte att koppla lärare som rapportörer och/eller attester till kursen. Detta för att lärarna ska kunna utföra sina uppgifter som att attestera och rapportera. Behöver du ange skrivningspoäng, så måste du först lägga till en resultatnotering, av typen skrivningspoäng. Är du osäker på hur du ska göra titta i ditt utbildningsmaterial eller i lathundarna. Lathundarn hittar du i
lu-box. 

2018/04/09

Inlägget postades i

Okategoriserade

Kommentarer

0 Kommentarer Lämna en kommentar

Nytt om utbildningar

Nu finns äntligen utbildningen för attestanter på engelska färdig i Kompetensportalen. Utbildningen heter Ladok3 Certify results.

För er lärare som ska rapportera finns det ännu ingen utbildning upplagd i Kompetensportalen, men kontakta Boel Nilsson på Boel.Nilsson@stu.lu.se, så fixar vi så att ni får utbildning. Materialet finns utvecklat, det har bara inte hunnit läggas upp i portalen ännu.Vi ber om ursäkt för detta, men tiden har tyvärr inte räckt till.

I Kompetensportalen finns också nya tillfällen för utbildningarna: Ladok3: studieadministration för grund och avancerad nivå och Ladok3: studieadministration för forskarutbildning. Arbetar du som administratör, passa på att anmäla dig, om du inte redan gått dessa utbildningar.

Det har framkommit flera önskemål om ytterligare utbildning för internationella handläggare. Vi har tyvärr inte möjlighet att erbjuda detta inom den närmsta framtiden. Men vi är medvetna om önskemålet och om behovet kvarstår kommer vi möjligen att erbjuda detta längre fram.

2018/04/06

Inlägget postades i

Okategoriserade

Kommentarer

0 Kommentarer Lämna en kommentar

Nya Ladok öppnar på måndag

Under måndagen öppnar Ladok igen för användarna. Det är fortfarande en del saker som ska förberedas, men alla användare förväntas ha släppts in vid klockan 12.

Vi vill också  påminna om att idag  är det sista dagen som anställda vid Lunds universitet har tillgång till utbildningsmiljön  www.utb2.ladok.se.

2018/04/06

Inlägget postades i

Okategoriserade

Kommentarer

6 Kommentarer Lämna en kommentar

Uppdatering om behörigheter – främst koder/organisationer

Det har kommit en del frågor om behörigheter och organisationer. Det är inte helt lätt i och med att koderna i Ladok och Lucat inte är samma. I Ladok är de 4 tecken långa och i Lucat (liksom i Raindance) är de 6 tecken långa. Det är så att de fyra sista siffrorna i Lucat är samma som i Ladok för samtliga organisationer förutom EHL:s institutioner som har en 3:a (i Lucat) istället för ett E. Dessutom har själva fakulteterna helt andra koder i de båda systemen. Förutom skillnad i koder stämmer inte heller namnen på organisationerna alltid överens.

Här kommer nedan finns nu två uppdaterade listor över samtliga kurser resp program och vilka organisationer de är kopplade till. I filerna står både Ladok-koden och Lucat-koden + namnen som används i respektive system. Hoppas att det blir lättare att hitta rätt i och med detta.

I Lucat finns också vissa organisationer som har underavdelningar, som betecknas med “-XX”, t.ex. “1079991-11”. Men i Ladok finns inte dessa underavdelningar, utan man ska alltid ansöka på organisationen utan “-XX”, dvs i detta fallet “107991”. Tyvärr kommer organisationen utan “-XX” längst ner i listan när man söker.

Om du ansökt om behörighet på fel organisation kan du gå in i Lucat och klicka bort behörigheten som ligger på fel organisation och sedan ansöka på nytt om rätt organisation.

Samtliga kurser (grund- och avancerad nivå) och vilken organisation de är kopplade till
Samtliga program och vilken organisation de är kopplade till

En annan sak: Allt som en person med behörigheten “Rapportör – resultat” kan göra ingår även i “Administratör – kurs”. Detta innebär att det är fullständigt onödigt för en kursadministratör att ansöka om båda behörigheterna på samma organisation. “Rapportör – resultat” är primärt till för lärare som ska rapportera resultat.

2018/04/02

Inlägget postades i

Införandet i verksamheten

Kommentarer

4 Kommentarer Lämna en kommentar

Ett viktigt steg i driftsättningen av Ladok3 är slutfört och arbetet fortskrider

Verifieringen av data för Lunds universitet har avslutas. Data från Ladok Nouveaus databas har förts över till Ladok3:s databas.

Under 26 och 27 mars har Ladokgruppen arbetat med verifiering av data, det vill säga kontrollerat att data förts över på ett korrekt sätt genom att göra stickprovskontroller. Allt har gått enligt plan och därmed har sektionschef Tarmo Haavisto  tagit beslutet att fortsätta med produktionssättning av Ladok3.

Nu fortsätter arbetet med produktionssättningen och Lunds universitet kommer enligt plan att öppna nya Ladok den 9 april.

2018/03/27

Inlägget postades i

Införandet i verksamheten

Kommentarer

2 Kommentarer Lämna en kommentar

Idag kl 17:00 stänger Lubas

Arbetet med att integrera Lubas moduler med Ladok3 pågår, men allt kommer inte finnas på plats vid övergången. 

Högst prioritet är att säkerställa att det går att överföra utbildningstillfällen till Ladok och därifrån vidare till antagningssystemet NyA. Detta kommer att vara på plats när Ladok3 tas i drift.

Anpassningarna i Lubas moduler för att hantera Kurs- och Utbildningsplaner kommer inte att vara helt klara när Ladok3 tas i drift, utan kommer troligen att dröja till mitten av maj. Information om mer exakta tidpunkter kommer senare.

Tidplan

  • 20 mars kl 17:00 stänger Lubas utbud, kurs- och utbildningsplaner. Detta för att den sista nattliga överföringen till Ladok2 ska kunna genomföras.
  • 21 mars kl 17.00 stänger Ladok2.
  • Under perioden 21 mars – 9 april sker backuper, Ladok2 konverteras till nya Ladok, uppdatering av Lubas utbud till den nya Ladok-standarden. Arbete med att få allting på plats inför öppnandet.
  • 9 april så öppnar nya Ladok och Lubas utbud. I Lubas utbud kommer omgången LADOKHT18 dyka upp. Även Lubas kurs- och utbildningsplaner öppnar så man kan arbeta, men det finns ännu ingen kommunikation med Ladok.
2018/03/20

Inlägget postades i

Okategoriserade

Kommentarer

4 Kommentarer Lämna en kommentar

Ansökan om behörighet

Nu kan man ansöka om behörighet till Ladok i Lucat!

Behörigheterna börjar gälla fr.o.m. 9 april (exakt klockslag ej bestämt, vi meddelar när det öppnat), men det går bra att ansöka redan nu. Det går att ansöka om behörigheter under hela tiden Ladok är stängt, utom under de dagar då Lucat är stängt (22-25 mars).

Framför allt administratörer behöver ha ansökt om behörighet i förväg så att de kan börja arbeta direkt i systemet när det öppnar. Lärare som själva rapporterar samt alla examinatorer som ska attestera resultat behöver ansöka om behörighet innan de ska rapportera/attestera. Det kan vara direkt efter att nya Ladok öppnat, men kan också vara längre framåt.

När ansökan om behörighets gjorts i Lucat, måste den godkännas av ansvarig. Det vanligaste är att institutionens prefekt är ansvarig, men det kan också vara delegerat till någon annan. Fråga din Lucatadministratör om du är osäker på vad som gäller för din organisation.

Vilka roller finns att ansöka behörighet för?

Nedan listas de roller man kan ansöka om behörighet för i Lucat. De täcker upp de flesta anställda på LU som har behov av behörighet i Ladok. Det finns också särskilda behörighet som inte ansöks via Lucat. Läs mer om dem under ”Andra behörigheter”.

Administratör – kurs
Beskrivning: Behörighet att t.ex. hantera registreringar och resultatrapportering samt beredande administration av tillgodoräknade på del av kurs – på grund- och avancerad nivå.

Målgrupp: För utbildningsadministratörer på institutioner och annan administrativ personal som arbetar med främst registrering och resultat på kursnivå på grund- och avancerad nivå.

Administratör – program
Beskrivning: Behörighet att hantera administration av program såsom studieuppehåll, spärrar och hantering av kursval.

Målgrupp: Administrativ personal som arbetar med program och hantering av program. T.ex. programhandläggare, studievägledare, masterhandläggare.

OBS! Tänk på att ansöka om behörighet på den organisation som programmet ligger på, vilket inte nödvändigtvis är den du jobbar på. Läs mer nedan under ”Program och deras organisationer”.

Administratör – tillgodoräknande
Beskrivning: Behörighet att hantera förberedande administration av tillgodoräknande av hel kurs eller andra meriter (’annan specifikation’/fritext) som del av examen.

Målgrupp: Administrativ personal som arbetar med att handlägga tillgodoräknandeärenden.

OBS! Ansök för organisationen programmet ligger på.

Administratör – forskarutbildning
Beskrivning: Behörighet att hantera forskarstudenter – registrering, inläggning av kursdeltagande och resultat, aktivitet och försörjning m.m.

Målgrupp: Administrativ personal som arbetar med att hantera forskarstudenter – primärt på institutionsnivå

Rapportör – resultat
Beskrivning: Behörighet att lägga in underlag till resultat (betyg). Gäller grund- och avancerad nivå samt forskarnivå.

Målgrupp: Lärare som själv ska rapportera examinationsresultat i Ladok.

Notis om målgrupp:Allt som den här behörigheten kan göra ingår även i “Administratör – kurs”, vilket innebär att det är fullständigt överflödigt för kursadministratörer att även ansöka om den här.

Notera: För att kunna rapportera resultat krävs behörigheten som grund. Dessutom krävs att en administratör kopplat läraren till kursen/kurstillfället.

Attestant – resultat
Beskrivning: Behörighet att godkänna/attestera resultat, inkl tillgodoräknande på del av kurs. Gäller grund- och avancerad nivå samt forskarnivå.

Målgrupp: Examinatorer som ska godkänna/attestera inlagt resultat i Ladok.

Notera: För att kunna attestera resultat krävs behörigheten som grund. Dessutom krävs att en administratör kopplat läraren till kursen/kurstillfället.

Attestant – tillgodoräknande
Beskrivning: Behörighet att besluta om tillgodoräknande för hel kurs eller ’annan specifikation’/fritext som del av examen.

Målgrupp: Beslutsfattare som ska godkänna tillgodoräknande. Typiska roller är programdirektör, programansvarig lärare, ordförande i utbildningsnämnd, studievägledare. Det varierar på LU vem som har delegation att besluta om detta.

OBS! Ansökan ska göras på programmets organisation.

Läsbehörighet
Beskrivning: Behörighet att läsa information i Ladok på personnivå (inkl att skriva ut intyg). Den här behörigheten gäller alltid för hela LU, så här väljer man inte organisation.

Målgrupp: De anställda som har behov av utdata från Ladok och att kunna titta på enskilda studenter. Kan vara lärare som inte är examinatorer/attestanter, studievägledare som inte själva handlägger, ekonomer, receptionspersonal m.fl.

Däremot behöver de som ansöka om någon annan Ladok-behörighet i Lucat (behörigheterna ovan) inte ansöka om Läsbehörighet, för den tilldelas automatiskt om man har någon annan behörighet.

Program och deras organisationer

På LU är programmen kopplade till organisationer på olika nivåer. Det vanligaste är fakultetsnivå eller institutionsnivå. Du som söker om behörighetsprofilerna ”Administratör – program”, ” Administratör – tillgodoräknande” och ” Attestant – tillgodoräknande” ska göra det på den nivå som gäller för det programmet du arbetar med. Längst ner i inlägget visas en lista för aktuella program.

Koderna som innehåller ett ”F” på andra positionen är fakultetsnivån. Tyvärr är koderna i Lucat och Ladok inte samma.

Kombination av behörigheter

Man ska ansöka om den/de behörigheter som är aktuell för sig. Vissa personer arbetar både med allmän kurshantering (Administratör – kurs) och med att handlägga tillgodoräknande, och då ska man ansöka om både och.

Man ska också ansöka om behörigheter för de organisationer man arbetar för. T.ex. om man är kursadministratör och handlägger kurser som är knutna både till sin hemmainstitution och en annan, så ska man ansöka om behörighet till båda institutionerna. Däremot ärvs behörighet, så man behöver inte ansöka om behörighet till avdelningar till en institution, om man också ansöker om behörighet till institutionen.

Undantag: Den som ansöker om någon av behörigheterna ovan behöver inte ansöka om läsbehörighet, den tilldelas automatiskt om man har någon annan behörighet.

Andra behörigheter

Övriga behörigheter som inte nämns ovan kommer att läggas in i Ladok manuellt av Ladok-gruppen. Detta rör t.ex. antagningshandläggare, examenshandläggare, handläggare av in- och utresande utbytesstudenter (masterhandläggare, se ovan på program) och alla andra som behöver särskild behörighet. Alla som berörs av detta ska ansöka om behörigheten ”Läsbehörighet” i Lucat (såvida man inte också ska ansöka om någon annan behörighet i Lucat (se undantaget ovan). Sedan lägger Ladok-gruppen på övriga behörigheter.

Hur gör man i Lucat?

Logga in på https://lucat.lu.se/ med ditt Lucat-konto (inkl ”@lu.se”). Gå till ’Min sida’ -> ’Mina behörigheter’ klicka på ’Ansök om behörighet’ (till höger). Om du både är student och anställd får du först välja vilket konto behörigheten ska gälla för, välj ditt anställda-konto. Välj ’IT-tjänst’ -> Studieadministration -> Ladok. Välj den behörighet du ska ansöka för. Sök ut och lägg till de organisationer du ska ansöka om behörighet för (gäller samtliga behörighet förutom Läsbehörighet som gäller för hela LU), och klicka sedan på ”Ansök”.

Om du ska ansöka om flera behörighetsroller får du göra om detta steg.

Organisation: I Ladok ärver kan behörigheter neråt. Dvs om man har beviljats om behörighet på en institution som består av själva institutionens kostnadsställe och 4 avdelningar (med egna kostnadsställen), så har man behörighet på samtliga dessa 5 organisationer.

Tänk på att Lucat har stängt 22-25 mars (se https://lucat.blogg.lu.se/logg/ ). Under den tiden kan man inte ansöka om behörighet.

Edit 2018-04-02: Listan över program är ersatt med nya listor över både program och kurser och finns här.

2018/03/13

Inlägget postades i

Införandet i verksamheten

Kommentarer

4 Kommentarer Lämna en kommentar
Nyare inlägg Äldre inlägg