Ladok på LU

Väldigt viktigt för dig som jobbar med doktorander, men bra att känna till för alla som arbetar i nya Ladok

I gamla Ladok fanns två olika periodtyper, termin och kalenderhalvår. Dock var det så att systemet automatiskt valde termin om man hanterade utbildningar på grund- och avancerad nivå resp kalenderhalvår om man hanterade forskarnivå. Därmed fanns begreppet “periodtyp” inte heller.

I nya Ladok finns fler typer som man själv kan välja mellan efter behov. Systemet förväljer termin, vilket kan ställa till det när man jobbar med doktorander (som ska registreras och rapporteras på kalenderhalvår enligt föreskrifter från regeringen). Man kan själv byta periodtyp under knappen “Visa som [periodtyp]”. Inställningen koms ihåg under tiden man är inloggad, men är åter satt till Termin nästa gång du loggar in.

Periodtyper som finns i nya Ladok för LU:

• Termin – enligt LU:s beslut om terminstider. Noteras HT2018, VT2019, osv. Observera att vårterminen sträcker sig fram till ca 1-2 veckan i juni, och tiden under sommaren är inte omfattas av någon termin alls i Ladok, vilket får konsekvenser för visningen (mer i exemplen nedan).
• Kalenderhalvår – alltid XXXX-01-01–XXXX-06-30 resp XXXX-07-01 – XXXX-12-31. Noteras 2019V, 2019H, 2020V osv
• Kalenderår – alltid XXXX-01-01–XXXX-12-31. Noteras 2018,2019
• Läsår – följer LU:s beslut om terminstider, men är anpassat för att täcka in kurser/program som startar före terminsstart (på hösten), och börjar 2 veckor före terminsstart och sträcker sig till 2 veckor före kommande höstterminsstart. Samtliga dagar är intäckta på något läsår. Noteras LÅ2018-2019, LÅ2019-2020 osv.

Valet av periodtyp spelar roll. I och med att doktorander ska rapporteras på kalenderhalvår, blir det “konstigt” när systemet visa t.ex. doktorandernas registreringar på terminer.

I bilden ovan ser man 3 registeringsperioder för doktoranden. Perioderna som är angivna i systemet och som syns om man går in under “Utbildningsinformation”, men inte direkt under “Studiedeltagande” är 2018-01-01–2018-06-30 (visas som “HT2017”), 2018-07-01–2018-12-31 (visas som “2018-07-01”) och 2019-01-01–2019-06-30 (visas som “HT2018”).

De flesta användare känner nog detta ganska förvirrande.

Anledningen till detta är att systemet väljer den period av vald periodtyp som gäller för registreringstillfällets startdatum, och 2018-01-01 är ju under HT2017 (som sträcker sig till ca mitten av januari). Att det sedan står “2018-07-01” beror på att ingen termin finns under sommaren, och då skrivs alltså datumet ut, istället för att omvandla till en period.

Nedan visas exakt samma doktorand när man istället har valt periodtypen Kalenderhalvår.

Skillnaden är alltså enbart sättet att visa datumen. Internt i Ladok handlar det hela tiden om 2018-01-01–2018-06-30, 2018-07-01–2018-12-31 och 2019-01-01–2019-06-30. Men vilken skillnad det kan göra! Tipset är att alltid välja Kalenderhalvår när man tittar på doktorander!

Periodtyperna kan man använda för att förenkla även i icke-doktorandsammanhang. T.ex. på program.

Nedan visas två bilder på samma students studieplan, när man växlar mellan periodtyperna Termin och Kalenderhalvår.

Här ser man att även “kurstillfällesboxarna” påverkas när man ändrar på periodtypen. Kurser som går över gränsen för en period (av vald periodtyp) får en “fortsättningstillfällesbox”. Man ser detta genom att höger- eller vänstersidan av boxen har streckad linje istället för heldragen.

Nedan en bild på en student som läst 5 år (start höst) som periodtyp läsår.

Nu finns det flera korta filmer som beskriver funktionaliteten i studentgränssnittet . Filmerna riktar sig till studenter på lärosätet. Funktionen att “ansöka om tillgodoräknande i Ladok” kan ännu inte användas vid Lunds universitet.

https://api.kaltura.nordu.net/index.php/extwidget/preview/partner_id/344/uiconf_id/23451092/entry_id/0_hihu3tov/embed/dynamic

Tänk på att bilderna från filmerna är från www.student.ladok.se. LU:s studenter kan även använda sig av www.student.lu.se. De skiljer sig lite åt.

På www.student.lu.se kan man inte byta till andra lärosäten (som beskrivs i filmen), utan enbart hantera LU:s utbildningar (undantaget “nationellt intyg”). Dessutom finns Ladok-tjänsterna på www.student.lu.se under menyalternativet “Ladok”, och ligger som en “portlet” (fönster) inne i portalen, men är alltså inte hela portalen som på www.student.ladok.se. Å andra sidan finns vissa andra tjänster på www.student.lu.se.

Så här ser det ut på www.student.lu.se

… och så här på www.student.ladok.se

Vi har fått frågan om man kan ta bort passerade aktivitetstillfällen (=tentatillfällen) från Ladok, för att “städa upp lite”.

Om man använt anonymkoder
I så fall får man inte ta bort anmälningar eller aktivitetstillfällena. Det är här koderna kan kopplas till studenterna i efterhand, t.ex. om man hittar en bortkommen tenta, eller av andra skäl måste gå tillbaka till gamla tentor. Det finns förvisso en logg på varje student, men om man inte vet vilken student som har koden från början är det mer eller mindre omöjligt att hitta rätt.

Om man inte använt anonymkoder
Om tentan inte har anonymkoder är det inte lika viktigt att spara anmälan. Men det finns t.ex. fall där det kanske i efterhand behöver avgöras om en student hade anmält sig eller inte (vissa institutioner har hårdare regler än andra vad gäller huruvida man som oanmäld får skriva tentan eller inte). Man bör därför inte ta bort några anmälningar eller aktivitetstillfället i detta fallet heller.

Sammanfattningsvis: Ta inte bort passerade anmälningar eller aktivitetstillfällen (tentatillfällen) från Ladok.

Tips: När du söker fram aktivitetstillfällen, begränsa på period för att hitta rätt tentor. Då slipper du långa listor.

Se även 4:e punkten under “Allmänna nyheter” på https://ladok3palu.blogg.lu.se/2019/01/nya-funktioner-11-1/ om en buggrättning gällande detta.

Från och med uppgraderingen till version 1.20 torsdag den 31 januari kommer både tidpunkt och metod för uppgradering av produktionsmiljön att förändras. Uppgraderingen kommer från och med nu att påbörjas klockan 04.00 då vår uppföljning visar att aktiviteten är som lägst i systemet, och sköts helt automatiskt. Systemet beräknas normalt vara uppe igen senast klockan 06.00. Skulle uppgraderingen inte kunna genomföras korrekt backas systemet till den tidigare versionen.

I går och i dag har det varit driftstörningar i Ladok. Det beror på att väldigt många personer är inne i Ladok (dvs överbelastning på servrarna); det rapporteras tentor, studenterna registrerar sig och administratörerna håller på med “ny termin”-arbete.

I och med att det var ett överlastningsproblem har systemet fungerat ibland, men för användaren helt slumpmässigt. Vissa har inte kunnat logga in, andra har upplevt det segt, men andra har i princip inte haft några problem. Det varierar också mellan olika delar av systemet vad som upplevts segt.

Vi har nu fått rapport från Ladok att de har “tweakat” lite på systemet och att det därmed ska fungera bättre. Vi hoppas att så är fallet.

Upplever du driftstörning på Ladok är det snabbaste sättet att få info om detta på den nationella Ladok-sidan https://ladok.se/ (drift-kolumen till höger). Du kan också prenumerera på driftinfo på https://ladok.se/prenumerera-pa-meddelanden (klicka i “Ladok – Produktionsmiljö”). Då får du snabbare info än vad supporten på LU kan bistå med.

Edit 15:00 Vi har fått meddelande från Ladok att det fortfarande kan vara problem, men de är färre/mindre än tidigare.

Inför terminsstarten, en liten påminnelse om vad som gäller hanteringen av registreringar som ska tas bort, och hanteringen gentemot CSN och hur det påverkar studenternas studiemedel.

1. Om en (felaktig) registrering på ett visst kurstillfälle omedelbart tas bort, tar de två händelserna ut varandra och ingenting publiceras till CSN.

2. Om en förstagångsregistrering på ett visst kurstillfälle tas bort (en gång) och ersätts med en ny förstagångsregistrering under samma dygn (se tider nedan) på ett kurstillfälle gällande samma kurs och med samma omfattning och studieperiod, publiceras endast den nya registreringen till CSN, ej borttagningen.

3. Om en registrering (ffg-, fo- eller om-) på ett visst kurstillfälle tas bort (en gång) under samma dygn (se tider nedan) som den har lagts in, och omedelbart ersätts med en ny registrering på ett kurstillfälle gällande samma kurs men med annan omfattning och/eller studieperiod, så publiceras endast den nya registreringen till CSN, ej borttagningen.

För att det ska fungera i fall 2 och 3 måste alla operationer utföras inom ett och samma tidsintervall: – Efter kl 15.00 söndag-torsdag t.o.m. kl 14.59 påföljande dag – Efter kl 15.00 fredag t.o.m. kl 14.59 påföljande söndag

4. Om en registrering tas bort och dess studieperiod redan har passerat, skickas ingen händelse till CSN.

Dessa fyra fall medför således inte att studiemedelsutbetalningarna för berörda studenter stoppas automatiskt av CSN.

I samtliga andra fall (t.ex. om en student ska registreras på ett kurstillfälle som inte har samma tider som det han/hon tas bort från), ska man först kontakta CSN på mail studierapporter@csn.se och invänta deras svar före man börjar göra något i Ladok.

I nya Ladok kan man lägga in studieuppehåll för doktorander.
Om man lägger in ett studieuppehåll för ett halvår (xxxx-01-01-xxxx-06-30 eller xxxx-07-31-xxxx-12-31) behöver man inte rapportera 0 procents aktivitet. Gäller studieuppehållet endast del av halvår måste aktivitet och finansiering rapporteras som tidigare.

En extraordinär uppgradering av Ladok behöver göras 15/1. Under tiden 07:00-08:00 kan man logga in, men inom resultatrapportering (inkl sökning, rapportering, attestering) och visning av resultat i studenttjänsten, kommer det att vara störningar under den här tiden.

Nu är data till årsredovisningen uttagen, och Ladok är öppnat för skrivning igen. Se https://ladok3palu.blogg.lu.se/2019/01/ladok-i-laslage-under-helgen/ för mer info.

Tyvärr hade vi ingen möjlighet att informera om detta i studenttjänsten, så det kan ha kommit frågor till er som har kurser som öppnat för registrering i förra veckan, om att de inte kunde registrera sig. Uppehållet för studenter var 12/1 17:30 – 13/1 11:30, men sedan dess fungerar det igen, så det är bara för dem att gå in i studenttjänsten igen.

Det blev ingen uppgradering under torsdagen 10/1 till version 1.18 som utlovat. Detta pga ett befarat prestandaproblem i testmiljön, och därför sköt man upp uppgraderingen. Det visade sig att problemet var helt orelaterat till uppgraderingen.

Därmed kommer version 1.18 av Ladok att installeras på morgonen fredagen 11/1 istället. Systemet stänger 05:30 och är uppe senast kl 08:00.

Nästa uppgradering är torsdagen 31/1 (version 1.19 samt 1.20 samtidigt).

Allmänna nyheter

• Diverse förbättringar i Utdata -> Deltagande kurs
• I den funktionen kan man nu lättare se, söka ut på och filtrera omregistrerade kontra “förstagångsregistrerade”.
• Flagg-ikonen för borttagning av betyg på helt kurs är nu klickbar, och leder till en sida där de flaggade resultaten visas.
• Man kan nu inte längre ta bort ett aktivitetstillfälle som det finns anmälda studenter på (vill man göra detta måste man avanmäla samtliga först). Det var en bugg som kom under hösten 2018 som gjorde att man kunde göra detta utan kontroll.
• Om en student är avstängd får man en varningstriangel när man resultatrapporterar. Enbart om avstängningen inte under examinationsdatum stoppas rapporteringen.

Skrivningspoäng

• När LU gick över till Ladok3 blev alla gamla skrivningspoäng från Ladok2 konverterade till resultatnoteringar av typen fritext, men med benämning “skrivningspoäng”, dvs inte som riktiga skrivningspoäng (resultatnotering av typen skrivningspoäng). Detta har bl.a. lett till att det finns väldigt många kolumner vid resultatrapportering på en del kurstillfällen (väldigt olika mellan olika kurser på LU hur drabbad man är). I och med version 1.18 kommer dessa konverterade “skrivningspoäng” att konverteras till riktiga skrivningspoäng. Men, det går tyvärr inte att göra om det skapats nya riktiga skrivningspoäng på kurstillfället efter att vi gick över till Ladok3; dessa kommer inte att konverteras, så ingen förbättring sker för dessa tillfällen.
• För att ändå förbättra även för de som inte går att konvertera (bland dessa finns de kurser på LU som har varit mest drabbade av “många kolumner”-problemet), så har funktionen för rapportering och attestering om man använder aktivitetstillfällen (tentamensanmälan) förbättras, så att det enbart visas kolumner för de kurstillfällen som det finns anmälda studenter från, inte från alla möjliga kurstillfällen som det är före 1.18. Notera att denna nya förbättringen än så länge enbart är tillgänglig om man rapporterar eller attesterar från Avancerat -> ‘Gemensamma aktivitetstillfällen’. (Inom snart kommer det menyalternativet flyttas upp till en egen flik och byta namn.) Det är alltså viktigt att man sprider info om detta till alla inblandade.

Nyheter för examenshandläggare

• När en bilaga läggs till i ett ärende kommer det automatiskt en ärendenotering om att så skett. Detta sker även om man tar bort en bilaga.
• Om man väljer att inte ta med betyget på beviset (typiskt doktorsexamen), så utelämnas numera även fotnot om betygssskala
• Man kan numera (med rätt behörighet) registervårda bevisbenämning och ändra bevistyp.
• Nu har punkten 7.1 i Diploma Supplement en egen platshållare. Som default kommer där variabeln [BeslutsdatumEn] finnas, vilket ger beslutsdatum med engelsk formatering i punkten 7.1. Möjlighet finns dock som för alla andra platshållare att på lokal nivå eller vid utfärdande ändra värdet.

Ansökan om tillgodoräknande i studentgränssnittet

I 1.18 kommer även en ny funktion så att studenter kan ansöka om tillgodoräknande direkt i studentgränssnittet (digital hantering). Dock är den funktionen än så länge lite för rudimentär för att vara användbar på LU. T.ex. finns ingen automatisk sortering av ärenden, så alla ansökningar hamnar i en enda stor “inbox” istället för att hamna hos rätt handläggare. Detta kommer att utvecklas mer framöver.

Tills vidare är den funktionen därför inte påslagen för LU. Vi återkommer när funktionen är så pass utvecklad att den är redo att tas i drift på LU.