Ladok på LU

Det är hög belastning i systemet just nu. Långa svarstider och svårighet att logga in i systemet kan förekomma. Analyser pågår och eventuell åtgärder görs vid behov.

Väldigt viktigt för dig som jobbar med doktorander, men bra att känna till för alla som arbetar i nya Ladok

I gamla Ladok fanns två olika periodtyper, termin och kalenderhalvår. Dock var det så att systemet automatiskt valde termin om man hanterade utbildningar på grund- och avancerad nivå resp kalenderhalvår om man hanterade forskarnivå. Därmed fanns begreppet “periodtyp” inte heller.

I nya Ladok finns fler typer som man själv kan välja mellan efter behov. Systemet förväljer termin, vilket kan ställa till det när man jobbar med doktorander (som ska registreras och rapporteras på kalenderhalvår enligt föreskrifter från regeringen). Man kan själv byta periodtyp under knappen “Visa som [periodtyp]”. Inställningen koms ihåg under tiden man är inloggad, men är åter satt till Termin nästa gång du loggar in.

Periodtyper som finns i nya Ladok för LU:

• Termin – enligt LU:s beslut om terminstider. Noteras HT2018, VT2019, osv. Observera att vårterminen sträcker sig fram till ca 1-2 veckan i juni, och tiden under sommaren är inte omfattas av någon termin alls i Ladok, vilket får konsekvenser för visningen (mer i exemplen nedan).
• Kalenderhalvår – alltid XXXX-01-01–XXXX-06-30 resp XXXX-07-01 – XXXX-12-31. Noteras 2019V, 2019H, 2020V osv
• Kalenderår – alltid XXXX-01-01–XXXX-12-31. Noteras 2018,2019
• Läsår – följer LU:s beslut om terminstider, men är anpassat för att täcka in kurser/program som startar före terminsstart (på hösten), och börjar 2 veckor före terminsstart och sträcker sig till 2 veckor före kommande höstterminsstart. Samtliga dagar är intäckta på något läsår. Noteras LÅ2018-2019, LÅ2019-2020 osv.

Valet av periodtyp spelar roll. I och med att doktorander ska rapporteras på kalenderhalvår, blir det “konstigt” när systemet visa t.ex. doktorandernas registreringar på terminer.

I bilden ovan ser man 3 registeringsperioder för doktoranden. Perioderna som är angivna i systemet och som syns om man går in under “Utbildningsinformation”, men inte direkt under “Studiedeltagande” är 2018-01-01–2018-06-30 (visas som “HT2017”), 2018-07-01–2018-12-31 (visas som “2018-07-01”) och 2019-01-01–2019-06-30 (visas som “HT2018”).

De flesta användare känner nog detta ganska förvirrande.

Anledningen till detta är att systemet väljer den period av vald periodtyp som gäller för registreringstillfällets startdatum, och 2018-01-01 är ju under HT2017 (som sträcker sig till ca mitten av januari). Att det sedan står “2018-07-01” beror på att ingen termin finns under sommaren, och då skrivs alltså datumet ut, istället för att omvandla till en period.

Nedan visas exakt samma doktorand när man istället har valt periodtypen Kalenderhalvår.

Skillnaden är alltså enbart sättet att visa datumen. Internt i Ladok handlar det hela tiden om 2018-01-01–2018-06-30, 2018-07-01–2018-12-31 och 2019-01-01–2019-06-30. Men vilken skillnad det kan göra! Tipset är att alltid välja Kalenderhalvår när man tittar på doktorander!

Periodtyperna kan man använda för att förenkla även i icke-doktorandsammanhang. T.ex. på program.

Nedan visas två bilder på samma students studieplan, när man växlar mellan periodtyperna Termin och Kalenderhalvår.

Här ser man att även “kurstillfällesboxarna” påverkas när man ändrar på periodtypen. Kurser som går över gränsen för en period (av vald periodtyp) får en “fortsättningstillfällesbox”. Man ser detta genom att höger- eller vänstersidan av boxen har streckad linje istället för heldragen.

Nedan en bild på en student som läst 5 år (start höst) som periodtyp läsår.

Nu finns det flera korta filmer som beskriver funktionaliteten i studentgränssnittet . Filmerna riktar sig till studenter på lärosätet. Funktionen att “ansöka om tillgodoräknande i Ladok” kan ännu inte användas vid Lunds universitet.

https://api.kaltura.nordu.net/index.php/extwidget/preview/partner_id/344/uiconf_id/23451092/entry_id/0_hihu3tov/embed/dynamic

Tänk på att bilderna från filmerna är från www.student.ladok.se. LU:s studenter kan även använda sig av www.student.lu.se. De skiljer sig lite åt.

På www.student.lu.se kan man inte byta till andra lärosäten (som beskrivs i filmen), utan enbart hantera LU:s utbildningar (undantaget “nationellt intyg”). Dessutom finns Ladok-tjänsterna på www.student.lu.se under menyalternativet “Ladok”, och ligger som en “portlet” (fönster) inne i portalen, men är alltså inte hela portalen som på www.student.ladok.se. Å andra sidan finns vissa andra tjänster på www.student.lu.se.

Så här ser det ut på www.student.lu.se

… och så här på www.student.ladok.se

Vi har fått frågan om man kan ta bort passerade aktivitetstillfällen (=tentatillfällen) från Ladok, för att “städa upp lite”.

Om man använt anonymkoder
I så fall får man inte ta bort anmälningar eller aktivitetstillfällena. Det är här koderna kan kopplas till studenterna i efterhand, t.ex. om man hittar en bortkommen tenta, eller av andra skäl måste gå tillbaka till gamla tentor. Det finns förvisso en logg på varje student, men om man inte vet vilken student som har koden från början är det mer eller mindre omöjligt att hitta rätt.

Om man inte använt anonymkoder
Om tentan inte har anonymkoder är det inte lika viktigt att spara anmälan. Men det finns t.ex. fall där det kanske i efterhand behöver avgöras om en student hade anmält sig eller inte (vissa institutioner har hårdare regler än andra vad gäller huruvida man som oanmäld får skriva tentan eller inte). Man bör därför inte ta bort några anmälningar eller aktivitetstillfället i detta fallet heller.

Sammanfattningsvis: Ta inte bort passerade anmälningar eller aktivitetstillfällen (tentatillfällen) från Ladok.

Tips: När du söker fram aktivitetstillfällen, begränsa på period för att hitta rätt tentor. Då slipper du långa listor.

Se även 4:e punkten under “Allmänna nyheter” på https://ladok3palu.blogg.lu.se/2019/01/nya-funktioner-11-1/ om en buggrättning gällande detta.

Från och med uppgraderingen till version 1.20 torsdag den 31 januari kommer både tidpunkt och metod för uppgradering av produktionsmiljön att förändras. Uppgraderingen kommer från och med nu att påbörjas klockan 04.00 då vår uppföljning visar att aktiviteten är som lägst i systemet, och sköts helt automatiskt. Systemet beräknas normalt vara uppe igen senast klockan 06.00. Skulle uppgraderingen inte kunna genomföras korrekt backas systemet till den tidigare versionen.

I går och i dag har det varit driftstörningar i Ladok. Det beror på att väldigt många personer är inne i Ladok (dvs överbelastning på servrarna); det rapporteras tentor, studenterna registrerar sig och administratörerna håller på med “ny termin”-arbete.

I och med att det var ett överlastningsproblem har systemet fungerat ibland, men för användaren helt slumpmässigt. Vissa har inte kunnat logga in, andra har upplevt det segt, men andra har i princip inte haft några problem. Det varierar också mellan olika delar av systemet vad som upplevts segt.

Vi har nu fått rapport från Ladok att de har “tweakat” lite på systemet och att det därmed ska fungera bättre. Vi hoppas att så är fallet.

Upplever du driftstörning på Ladok är det snabbaste sättet att få info om detta på den nationella Ladok-sidan https://ladok.se/ (drift-kolumen till höger). Du kan också prenumerera på driftinfo på https://ladok.se/prenumerera-pa-meddelanden (klicka i “Ladok – Produktionsmiljö”). Då får du snabbare info än vad supporten på LU kan bistå med.

Edit 15:00 Vi har fått meddelande från Ladok att det fortfarande kan vara problem, men de är färre/mindre än tidigare.

Inför terminsstarten, en liten påminnelse om vad som gäller hanteringen av registreringar som ska tas bort, och hanteringen gentemot CSN och hur det påverkar studenternas studiemedel.

1. Om en (felaktig) registrering på ett visst kurstillfälle omedelbart tas bort, tar de två händelserna ut varandra och ingenting publiceras till CSN.

2. Om en förstagångsregistrering på ett visst kurstillfälle tas bort (en gång) och ersätts med en ny förstagångsregistrering under samma dygn (se tider nedan) på ett kurstillfälle gällande samma kurs och med samma omfattning och studieperiod, publiceras endast den nya registreringen till CSN, ej borttagningen.

3. Om en registrering (ffg-, fo- eller om-) på ett visst kurstillfälle tas bort (en gång) under samma dygn (se tider nedan) som den har lagts in, och omedelbart ersätts med en ny registrering på ett kurstillfälle gällande samma kurs men med annan omfattning och/eller studieperiod, så publiceras endast den nya registreringen till CSN, ej borttagningen.

För att det ska fungera i fall 2 och 3 måste alla operationer utföras inom ett och samma tidsintervall: – Efter kl 15.00 söndag-torsdag t.o.m. kl 14.59 påföljande dag – Efter kl 15.00 fredag t.o.m. kl 14.59 påföljande söndag

4. Om en registrering tas bort och dess studieperiod redan har passerat, skickas ingen händelse till CSN.

Dessa fyra fall medför således inte att studiemedelsutbetalningarna för berörda studenter stoppas automatiskt av CSN.

I samtliga andra fall (t.ex. om en student ska registreras på ett kurstillfälle som inte har samma tider som det han/hon tas bort från), ska man först kontakta CSN på mail studierapporter@csn.se och invänta deras svar före man börjar göra något i Ladok.

I nya Ladok kan man lägga in studieuppehåll för doktorander.
Om man lägger in ett studieuppehåll för ett halvår (xxxx-01-01-xxxx-06-30 eller xxxx-07-31-xxxx-12-31) behöver man inte rapportera 0 procents aktivitet. Gäller studieuppehållet endast del av halvår måste aktivitet och finansiering rapporteras som tidigare.

En extraordinär uppgradering av Ladok behöver göras 15/1. Under tiden 07:00-08:00 kan man logga in, men inom resultatrapportering (inkl sökning, rapportering, attestering) och visning av resultat i studenttjänsten, kommer det att vara störningar under den här tiden.

Nu är data till årsredovisningen uttagen, och Ladok är öppnat för skrivning igen. Se https://ladok3palu.blogg.lu.se/2019/01/ladok-i-laslage-under-helgen/ för mer info.

Tyvärr hade vi ingen möjlighet att informera om detta i studenttjänsten, så det kan ha kommit frågor till er som har kurser som öppnat för registrering i förra veckan, om att de inte kunde registrera sig. Uppehållet för studenter var 12/1 17:30 – 13/1 11:30, men sedan dess fungerar det igen, så det är bara för dem att gå in i studenttjänsten igen.